Malgré la disponibilité généralisée des formulaires numériques, de nombreuses organisations utilisent encore des formulaires papier pour le suivi des Événements dans l'atelier de production, et ce malgré les avantages de l'usine sans papier. Si vous faites partie des nombreuses organisations réticentes, il est temps de franchir le pas et de passer aux formulaires électroniques.

Voici cinq raisons pour lesquelles votre organisation doit procéder à ce changement :

1. Garantir l'exactitude et l'intégrité des données

L'exactitude et l'intégrité des données sont l'une des principales raisons de passer aux formulaires électroniques. Une erreur dans les données peut faire boule de neige et avoir des conséquences désastreuses et coûteuses. Et il est facile de se tromper lors de la saisie des données sur un formulaire papier. Les formulaires électroniques, en revanche, peuvent intégrer des garanties pour s'assurer que les informations saisies sont compréhensibles et dans le bon format. Les formulaires électroniques permettent un formatage automatique, des calculs et des vérifications de plages de données, ce qui réduit encore les erreurs.

Et n'oubliez pas tout ce que vous pouvez faire avec toutes ces données numériques. Alors que les formulaires papier sont soigneusement rangés, les données des formulaires électroniques peuvent être facilement extraites pour être utilisées dans les rapports et les analyses, pour découvrir des tendances au fil du temps, pour comprendre les domaines à améliorer, etc.

Par exemple, Ekho OPM vous permet de créer des formulaires Web d'événements en ligne qui peuvent être facilement personnalisés pour refléter vos formulaires papier actuels. Les champs peuvent contenir des listes déroulantes actives pour s'assurer que les données saisies sont pertinentes et présentées dans le bon format. L'image ci-dessous montre un exemple de formulaire d'inspection opérationnelle dans Ekho.

Figure 1 : Exemple de formulaire d'inspection opérationnelle dans Ekho.

2. Automatisation des flux de travail

Un autre avantage du passage du papier à l'électronique est que les formulaires électroniques permettent de notifier automatiquement les affectations de flux de travail afin d'assurer un traitement plus rapide et plus efficace. Ce n'est pas possible avec un formulaire papier !

L'intégration des flux de travail en temps réel rationalise l'ensemble du processus de gestion des formulaires et intègre les processus commerciaux entourant tout événement de production. Grâce à un accès sécurisé en tout temps et en tout lieu, les formulaires électroniques garantissent que l'information est transmise aux bonnes personnes, peu importe où elles se trouvent et comment elles se connectent. Les formulaires Ekho peuvent être configurés avec vos propres règles d'affaires et flux de travail pour déclencher des notifications, des alarmes, des bons de travail d'entretien ou d'autres actions liées aux Événements.

3. Réduire les coûts (et sauver un arbre !)

Le papier est peut-être bon marché, mais le coût des processus basés sur le papier ne l'est pas. Les coûts augmentent rapidement si l'on tient compte des frais de stockage, d'espace de bureau, d'archivage, de reproduction et de livraison. Le coût du temps passé par les employés à traiter les documents physiques et l'impact sur la productivité et la réactivité de l'organisation sont encore plus élevés.

Ces coûts peuvent être encore plus élevés lorsqu'il s'agit de traiter des formulaires plus complexes couramment utilisés en usine. Les formulaires électroniques d'Ekho réduisent considérablement ces coûts en rationalisant la manutention, en automatisant le traitement et en simplifiant le stockage et l'accessibilité des données des formulaires.

4. Intégration avec d'autres plateformes commerciales

Les formulaires électroniques d'Ekho peuvent être facilement intégrés à d'autres plateformes d'affaires. Dans le secteur manufacturier, cela ouvre tout un éventail de possibilités. Les champs des formulaires peuvent être intégrés à d'autres systèmes d'affaires, comme votre PGI, votre SGRH, votre GMAO, votre SGQ, votre SGIL ou même les plateformes comptables de sociétés telles que Microsoft, Info, Sage, SAP et Epicor. Complétez les formulaires avec des informations intégrées provenant d'ordres de production, de nomenclatures, de recettes, de listes de pièces, d'informations sur les employés, etc.

5. Traçabilité

Les formulaires passent généralement entre plusieurs mains, chacune apportant des modifications aux informations collectées. Avec les formulaires papier, il est difficile de savoir qui les a vus et qui les a modifiés. Les formulaires électroniques, en revanche, sont traçables : vous pouvez savoir qui a consulté le formulaire et si des modifications ont été apportées aux données.

Si le formulaire fait partie d'un processus, vous pouvez rapidement voir où en est le formulaire dans le processus et rendre compte de son statut. Essayez de faire cela avec du papier ! L'image ci-dessous montre l'historique d'une analyse de laboratoire avec notification de la plage de données.

Figure 2. Historique des analyses de laboratoire avec notification de la plage de données.

Résumé

Si le coût initial et l'effort de changement vous semblent insurmontables, considérez les coûts réels de la gestion des documents et tous les avantages qu'offrent les formulaires électroniques. Les formulaires électroniques augmentent la visibilité des données et du flux de travail. Ils peuvent être déployés rapidement - vous donnant un accès instantané aux données depuis n'importe où - tout en réduisant les coûts opérationnels. Les formulaires électroniques éliminent également le papier et les dépenses liées au papier. Si vous additionnez toutes les raisons de passer au numérique, vous constaterez que les formulaires électroniques offrent rapidement un retour sur investissement.

Ekho OPM est disponible dès maintenant. Pour plus d'information, consultez la fiche produit ou prenez rendez-vous pour une démonstration.